איך להפיק את היריד המושלם?

הפקה של יריד איכותי היא תהליך אשר מצריך תכנון מוקדם והכנה מדוקדקת. בכדי ליצור את החוויה שמגיעה לאורחים שלכם וליהנות מאירוע בלתי נשכח, חשוב לשכור את המקום הנכון ולעצב אותו באופן חכם. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק את היריד המושלם.

בחירה באולם גדול ומרווח

כמעט בלתי ניתן להפריז בחשיבות של אולם איכותי וגדול במיוחד. חשוב לבחור באולמות אשר מספקים לכם את המעטפת העיצובית המושלמת ותורמים לתחושה של כל באי היריד. באופן זה ניתן להימנע מתחושה של מחנק וצפיפות, גם במידה ואתם מארחים מספר רב של מוזמנים, ולהעניק לכל אורח את החוויה שמגיעה לו.

פינות קפה, מזון ועמדות התרעננות

ירידים נוטים להימשך שעות רבות ולכן חשוב לספק לכל המוזמנים הזדמנות ליהנות מפינות קפה ועמדות התרעננות. אסור גם להזניח את ההיבט הגסטרונומי. חובה להוסיף מספר דוכני מזון או מסעדות טובות בכל פינה ביריד. באופן זה, כל האורחים יוכלו לשעות במקום זמן רב ולהספיק לבקר בכל האטרקציות שעליהם עמלתם ימים ולילות.

פריסה נכונה של אטרקציות במתחם

חשוב לייצר פריסה נכונה של האטרקציות השונות בכל רחבי המתחם. באופן זה, כל מי שיגיע ליריד יוכל לחוש בחוויה עוצמתית אשר תתחיל מרגע הכניסה ותסתיים בשער היציאה. כדאי גם להגיע למינון הנכון בין האטרקציות הוויזואליות לאלו אשר מספקות ערך מוסף. ירידים איכותיים הם בדרך כלל כאלו אשר ממלאים את שתי הפונקציות בצורה מלאה.

 שילוט איכותי וקל להבנה

שילוט איכותי הוא לא תחליף למרכז המידע הראשי שלכם, אך הוא בהחלט עונה על הצרכים של מרבית המבקרים. בעזרת שימוש בשילוט אינטואיטיבי וקל להבנה, ניתן לכוון את כל מי שמגיע ליריד באופן קל ופשוט. כדאי גם לשקול ולהיעזר במסכי מגע או באפליקציה ייעודית. אלו שני חידושים אשר מבססים את אחיזתם בכמה ירידים מובילים בעולם.

תחבורה איכותית ומקומות חנייה

משום שלירידים, כנסים וימי עיון נוהגים להגיע מאות ואף אלפי משתתפים מדי יום – אסור להזניח את האספקט התחבורתי. חשוב לבחור באולם כנסים אשר נמצא בסמיכות לצירי התנועה המרכזיים ולהעדיף מקום אשר ממוקם בקרבה לתחנות האוטובוס. כדאי גם לקחת בחשבון את אפשרויות החנייה. משום שבישראל מרבית האורחים נוהגים להגיע ברכב הפרטי, מומלץ להקפיד על הימצאותה של חנייה בסביבה.

לסיכום, הפקה של ירידים מושלמים דורשת ממכם להשתמש באופן חכם במשאבים העומדים לרשותכם. מומלץ לבחור בחלל אשר יאפשר לכם לפרוס את האטרקציות שלכם בצורה מושלמת,  כזה אשר יוכל לארח כמויות גדולות של מוזמנים ויהיה ממוקם בסמיכות לצירי התנועה הראשיים.  

5 טיפים לארגון יריד מהסרטים

ארגון יריד הוא מלאכה מורכבת שחייבת להתבצע על פי הספר, במיוחד אם רוצים שכמה שיותר אנשים יגיעו ליריד, יפיקו ממנו את המירב, ייהנו ממנו ויגשימו את המטרות של המארגנים. אם גם אתם נמצאים כעת בשלבי התכנון הראשוניים של היריד, תצטרכו לקבל לא מעט החלטות בדרך לתכנון המוצלח. המאמר הנוכחי מציע עבורכם חמישה טיפים חשובים.

1. בחירת מיקום מנצח

הדבר הראשון שחשוב לעשות כשמתכננים יריד הוא לבחור במיקום נוח ונגיש, שיהפוך את ההגעה של קהל היעד אליו לפשוטה. זו בדיוק הסיבה לכך שקיום יריד בתל אביב נחשב לבחירה הראשונה של רבים, שעה שמדובר בעיר המרכזית של מדינת ישראל, כזו שההגעה אליה פשוטה וכזו שיש אמצעי תחבורה ציבורית רבים שעוברים בה. מומלץ, בכל אופן, להגדיר את מאפייני קהל היעד לפני שבוחרים במיקום.

2. לוח זמנים מתוכנן היטב

תכנון היריד מצריך מחשבה מוקדמת על לוח הזמנים שלו. הפרט הראשון הוא התאריך של היריד, שייבחר בהתחשב בסוג היריד (האם מספיק יום אחד? מספר ימים? שבוע?), במזג האוויר הצפוי באותה תקופה (בעיקר בירידים הנערכים תחת כיפת השמיים), במספר המבקרים הצפוי וכן הלאה. חשוב להגדיר מה יהיו שעות הפתיחה, מתי היריד יסתיים ומה יתרחש בשלבים שונים שלו: הופעות, הרצאות וכיוצא באלה.

3. הפתעות וערך מוסף

בואו נודה בזה: אנשים רבים מגיעים ליריד בעיקר כדי לקבל בו הטבות כלשהן. מבחינתם של המארגנים, המשמעות היא שרצוי שהם ישקיעו מחשבה ביצירת הפתעות עבור האורחים: עמדות בהן הם יוכלו לקבל מתנות, הופעות לבני כל המשפחה, מוזיקת רקע נעימה וכן הלאה. בכוחם של אלה להפוך את האווירה ביריד לנעימה הרבה יותר.

4. הגדרת מטרות

יריד עשוי להיות מאורגן למטרות שונות, אותן חשוב להגדיר מבעוד מועד. יש ירידים שהם בבחינת אירועים עסקיים, בהם חברות שונות יכולות להציע את מרכולתן – המטרה של אנשי היריד היא לשווק אותו כך שיהיו כמה שיותר משתתפים. במקרה של תערוכות בתל אביב, דוגמא נוספת, רצוי ליצור קשר עם אמנים בתחומים שונים, שרצוי שיהיו כמה שיותר מגוונים.

5. פנייה לספקים

המפתח להצלחת ירידים נמצא גם בפרטים הקטנים. ירידים מצריכים תשתיות שיאפשרו לקיים אותם, בעיקר תשתיות טכנולוגיות: תאורה, הגברה, מסכים, חימום, מיזוג אוויר וכן הלאה. ההמלצה המשתלמת יותר מבחינה כלכלית היא לפנות לגורמים העוסקים בהשכרת המוצרים הללו, או אפילו בהתקנה שלהם בשטח הלכה למעשה. פעולה חשובה אחרת היא שיווק היריד, שיכולה להתבצע באמצעות חברות פרסום או יחסי ציבור, שלטי חוצות, קמפיין דיגיטלי באינטרנט וכן הלאה.

כיצד לבחור מרצה מרתק לכנס העשרה לעובדים?

יש דברים שדורשים בול פגיעה בניסיון הראשון. כך, כאשר עושים כנס העשרה לעובדים שלכם – יש לכם רק הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני טוב, כזה שמציג אתכם בתור מנהיגים של המוסד שלכם ומראה שיש לכל אחד מהעובדים מקום לצמוח ולהתפתח בו. ומעבר לכל זה, הכנס אמור להיות גם בעל ערך בידורי, של פנאי ואתנחתא מסביבת העבודה הרגילה והקשה לפעמים.

כיצד ניתן להביא לידי ביטוי את כל הגורמים האלה במסגרת הרצאה אחת ויחידה שתוכלו להעביר במהלך הכנס? הרי אי אפשר לדרוש מהעובדים להשתתף ביותר מהרצאה אחת בשעות הערב, אחרי שהם עבדו כל היום. לכל השאלות האלה יש תשובה אחת: באמצעות בחירת המרצה הטוב ביותר למטרה שלכם.

מהי התרומה של מרצה מתאים לכנס שלכם?

הכנס עצמו חייב להיות מעוצב בקפידה, להתקיים במקום מרשים ואיכותי ולהיות מאופיין בקפידה על מנת להשיג מטרות ספציפית. אך הרצאה מרתקת ומעוררת השראה תאפשר ליצור את מצב הרוח המתאים ביותר ולשמור עליו לא רק לכל אורך הערב, אלא גם ימים ואפילו שבועות ארוכים לאחר סיום הכנס עצמו. לשם כך, יש לשלב את הידע של המרצה עם כריזמה אישית והתאמה של ההרצאה למקום, למאורע ולמשתתפים. המרצים האיכותיים תמיד דואגים לעשות את השינויים האלה, זאת מתוך הבנה ששום הרצאה אינה זהה לאף אחת אחרת ועל מנת להשיג את המטרות של מארגני ההרצאה, נדרשת גמישות מסוימת.

המאפיינים החשובים ביותר של המרצה המתאים למשימה

לאחר שהחשיבות של הרצאה מרתקת ומעוררת השראה לכנס הובהרה, להלן הצ'ק-ליסט שצריך להיות לכם על מנת למצוא את המרצה המתאים והטוב ביותר למטרות שלכם. הגורמים הבאים הינם מאד חשובים, אך אינם היחידים:

1.      תחום הפעילות – למרות שמרצים ברמה גבוהה מתאימים את עצמם לכל סביבה, עדיף שמלכתחילה יהיו מספיק נקודות מפגש.

2.      ניסיון – האדם המקצועי ביותר בתחומו לא יוכל להעביר את ההרצאה בצורה תקינה ללא ניסיון מסוים בתחום, לכן חשוב שיהיה מרצה מנוסה.

3.      נכונות להכיר את הארגון שלכם – על מנת לספק את ההרצאה הטובה והנכונה ביותר, דרוש מפגש בין גורמי המפתח למרצה ליצירת תמהיל מושלם.

כך תשריינו את המומחה שלכם בצורה מתאימה

הרצאה איכותית עשויה לעבור כחוט השני לכל אורך הכנס וליצור את המכלול המלא מבחינה רעיונית ומבחינה ארגונית, לאגד את כל ההתנהלות סביב המרצה והרעיונות שהוא מעביר. כדאי מאוד למקם את ההרצה בשעה טובה באמצע, אך קרוב להתחלת הכנס, כך שכולם יהיו נוכחים (המאחרים כבר יגיעו והמקדימים לעזוב עדיין לא יחזרו), אך לא עייפים מדי ולא שבעים מדי. התחשבות בכל המאפיינים הקטנים האלה תאפשר לכם ליצור את ההרצאה הטובה ביותר לכנס בלתי נשכח.

הופעות בתל אביב - חגיגה אמיתית

בילויים תרבותיים הם ללא ספק אחת הדרכים הטובות ביותר לבלות זמן איכות – גם עם עצמכם וגם עם האדם הקרוב לכם. בשורה התחתונה, מדובר בחוויות הרוחניות המרשימות והאיכותיות ביותר שניתן ליהנות מהן בישראל. פעילות תרבותית ענפה מתקיימת בלב הארץ – העיר תל אביב.

מדוע דווקא תל אביב?

אף על פי שבשנים האחרונות רבים מרגישים שאזור המרכז מוערך יתר על המידה, הרי שבכל הקשור לתרבות, להופעות, לתערוכות וכן הלאה – תל אביב אכן מהווה את מרכז הפעילות החשוב ביותר. מדובר בבירה העסקית והתרבותית הלא רשמית של ישראל, והדבר בא לידי ביטוי באינספור דרכים: האולמות הגדולים ביותר נמצאים בה, כוכבים מובילים מכל רחבי העולם מגיעים להופיע דווקא בתל אביב, זירת התיאטרון הכי פעילה שוכנת בה, ולצד כל זה, ניתן למצוא תערוכות בתל אביב הנערכות גם בתור חלק מתרבות המיינסטרים וגם ברמת ה"אנדרגראונד" שהועלה לדרגת קדושה. הגיוון הרב של אירועי תרבות המתקיים בתל אביב כל יום, הפך את העיר למוקד עלייה לרגל עבור כל מי שאוהב להיחשף לתרבות דרך קבע.

תל אביב - עיר ללא הפסקה

היכן מתקיימות הופעות בתל אביב?

באזור תל אביב נמצאים כמה מועדונים המעבירים הופעות מכל הסוגים, החל ממקומות קטנים ואינטימיים כמו קפה ביאליק, ועד למקומות אחרים שמעניקים חוויות של אירועים ענקיים, כגון מרכז הירידים המארח אומנים גדולים. לצד אלה נמצא גם פארק הירקון שמאז ומתמיד היווה את פלטפורמת ההופעות האולטימטיבית, הדבר הקרוב ביותר להופעת איצטדיון שיש לנו בארץ. בנוסף, כיום מתקיימות הופעות רבות בהיכלים שונים ברחבי העיר, אשר מהווים מרכז מיוחד במינו להופעות מחו"ל ושל הפקות מובילות בארץ. בנוסף, ניתן להתרשם גם מפעילות של להקות מקומיות בסגנונות פחות מרכזיים, כגון פאנק ומטאל. הופעות כאלה מתקיימות במועדונים קטנים וגדולים יחסית, שרבים מהם אינם שורדים את התחרות. בין הנפילים בתחום זה – מועדון הבארבי בקיבוץ גלויות, המארח גם כוכבים מובילים בסצינה הישראלית, וגם אמנים מחו"ל.

האם יש אמנות בתל אביב?

מלבד הופעות בתל אביב שיש בשפע, ניתן למצוא גם לא מעט תערוכות בתל אביב. האמנות משגשגת בישראל – בכך אין כל ספק כאשר מגיעים למקומות השונים המיועדים לכך. מעבר למקומות הקונבנציונליים, כמו הגלריות ביפו ומוזיאון תל אביב לאמנות מודרנית, ניתן למצוא אינספור מקומות ייחודיים לצפייה בעבודות אותנטיות של העם הישראלי המודרני, לרבות גלריות פרטיות בפלורנטין. בתל אביב ניתן להתרשם גם מעבודות אמנות פלסטית, גם מפיסול, מאינסטלציות ומתערוכות של צלמים מיוחדים במינם. העולם המודרני מעניק אינספור אפשרויות לביטוי עצמי, ותל אביב היא המקום הייחודי ביותר בארץ, המעניק ביטוי לכל אמן ואמן בדרכו האישית.

5 טיפים להפקת כנסים ואירועים עסקיים מוצלחים

הפקה של אירועים וכנסים עסקיים הינה אתגר בעבור ארגונים רבים. הצורך לענות על דרישות לוגיסטיות מורכבות, על הציפיות של קהל היעד ועל הרצונות המקצועיים של החברה שלכם, מחייבת תכנון מראש ובחירה באולם איכותי. כדי לעשות לכם את החיים קלים יותר, ביקשנו מהמומחים של מרכז הירידים בתל אביב כמה טיפים של מקצוענים. קבלו 5 טיפים שיעזרו לכם ליצור אירועים עסקיים ברמה הגבוהה ביותר.

תחשבו על קהל היעד  שלכם

בכדי ליצור אירועים עסקיים ברמה הגבוהה ביותר, יש להבין את קהל היעד שלכם ואת הציפיות שלו מהאירוע. שאלו את עצמכם מהו הגיל הממוצע של הבאים לאירוע ולאילו אירועים דומים הוא רגיל ללכת. ברגע שתבינו את ההרגלים של הקהל שלכם, תוכלו לבחור באולם אירועים אשר משרת את הרצונות הדקורטיביים שלכם ולהפיק אירוע באופן קל ופשוט.

בדקו אפשרויות הגעה ואל תתפשרו על המיקום

אל תבחרו באולם כנסים שאינו ממוקם ליד נתיבי תחבורה מרכזיים או שאינו מאפשר הגעה בתחבורה ציבורית. כדאי לקחת בחשבון שאירועים עסקיים נוטים למשוך אליהם מאות ואף אלפי משתתפים אשר זקוקים לפתרונות תחבורה ומקומות חנייה - בכדי שהם יוכלו להגיע לתחילת הכנס בזמן ולא יאלצו לחפש חנייה במשך שעות. ממש כמו בנדל"ן, גם כאן ישנה חשיבות אדירה למיקום של אולם הכנסים.

הקפידו על התאורה והסאונד

כדאי שהאורחים שלכם ירגישו בנוח ויבינו כל מילה של הדוברים השונים, יש צורך להשקיע בסאונד איכותי ובתאורה מקצועית. בדקו את המיקרופונים השונים ותוודאו שהם ממוקמים באופן המתאים, כך שגם מי שנמצא רחוק מהבמה יוכל להאזין לכל מילה ולהרגיש חלק אינטגראלי מהאירוע. בעניין התאורה, מומלץ לבחור בזרקורים אשר מציגים את הדוברים באור מחמיא ומשדרים יוקרתיות כבר מהשנייה הראשונה.

אל תשכחו את הקייטרינג

מארגנים רבים של אירועים עסקיים נוטים להעדיף קייטרינג קל ולבחור במנות שניתן לאכול אותם בעמידה. המינגלינג באירועים אלו נחשב לחלק מההצלחה ולכן כדאי לבחור בקייטרינג חלבי ולהעדיף חברות שמתמחות בהסעדה של כנסים מהסוג שלכם.

 היצמדו ללוחות הזמנים

המפתח להצלחה טמון בתכנון מקדים אך לעיתים אנו נוטים לזלזל בהוצאה לפועל של התוכנית שבנינו. הדרך הטובה ביותר להיצמד ללוחות הזמנים שהצבתם היא להבהיר לדוברים ולמוזמנים שלא תתאפשר כל חריגה משום שהזמן שלהם יקר לכם.

איך כנסים של חברות כוח אדם יעזרו לכם למצוא תעסוקה?

כל ארגון צריך עובדים מתאימים אשר יתרמו לשגשוג העסק. מלאכת מציאת העובדים עשויה להידמות למציאת מחט בערימת שחת ועל כן נהוג להפעיל משאבי אנוש עבור יישום המשימה על הצד הטוב ביותר, כאשר ניתן לערוך חלוקה בין ארגונים גדולים לקטנים, וזאת כי ארגונים גדולים בין היתר גם יהיו אחראיים על מנהל הגיוס ועל תחום הרווחה וההדרכה, וכאשר מדובר בארגונים קטנים, מנהלי משאבי האנוש יתמקדו בעיקר במלאכת הגיוס, הניהול והרווחה.

שירות חיצוני

לצד חברות אשר מעסיקות מנהלי משאבי אנוש, גם ניתן למצוא חברות אשר מבקשות להימנע מהתעסקות אישית בתחום, ועל כן הן פונות אל חברות ייעודיות - כגון חברת כח אדם, אשר מתאמת בין דרישות התפקיד לבין יכולות ותכונות של עובד - עבודה שמצריכה מחקר מעמיקהבשתי החזיתות, על מנת שלבסוף תתבצע התאמה אידאלית. כיון שתחום זה מאוד מאתגר ופונה לאינספור מקצועות, חברות מקצועיות מעמידות מספר קטגוריות, כך שמראש אופי המיון יהיה הרבה יותר ממוקד. לעומתן חברות כח אדם יותר קטנות אינן מכילות תתי מחלקות, אלא מראש מגדירות באיזו קטגוריה הן מתמחות – למשל בתחום שירות לקוחות ומכירות, או לחלופין בתחום הגרפיקה והשרטוט.

ההבדלים בין חברת כח אדם לבין חברת השמה

לצד חברת כח אדם גם ניתן למצוא חברות השמה, אך לצד העובדה ששתי החברות מסייעות לחבר בין דרישות תפקיד לכישורי עובד, חשוב להבין שיש מגוון הבדלים משמעותיים, ועל כן נציין שחברת השמה מתמקדת בשילוב עובדים קבועים בעלי פוטנציאל קידום בחברה, ואילו חברת כח אדם מראש מחפשת עובדים עבור תקופות קצרות, אך גם ישנה אופציה להמשך העסקה בתום שלושת חודשי הניסיון. בכל התקופה הראשונית, העובד כפוף לחברת הכח אדם, כאשר היא זו שגם אחראית על התנאים ותשלום השכר.

יתרונה של חברת כח אדם

רבים מהאנשים אשר מבקשים להשתלב במקום עבודה מסוים עשויים להעדיף חברת כח אדם, ולו כי באופן שכזה הם עתידיים לקבל הזדמנות להתקבל לחברה רצינית, כאשר עומדים לרשותם שלושה חודשים בהם הם יכולים להוכיח את עצמם עבור חידוש תנאי העסקה תחת החברה עצמה. לחלופין, ישנם עובדים שמראש מבקשים עבודה עבור תקופה קצרה, ועל כן אפיק זה פשוט יותר נכון עבורם.

מגדילים את סיכויי התעסוקה

חשוב לציין שאדם שמבקש להיעזר בשירותי החברות אינו חייב לשלם עמלה, וזאת כי החברות מרוויחות ישירות ממקומות התעסוקה שמולן הן עובדות. אי לכך, עובדים רבים בוחרים לגשת במקביל הן לחברת כח אדם והן לחברת השמה, ולו על מנת להגדיל את סיכויי ההצלחה.

מחפשים עבודה? אפשר לפנות לחברות כוח אדם ולחברות השמה בעצמכם, אך ישנם גם כנסים שנערכים בתחום לצורך חיפוש עבודה.

בהצלחה!

5 נקודות שחשוב להתייחס אליהן בהפקת אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי מתחילה בתכנון מוקדם ויש להתחשב בפרטים רבים ומגוונים, קטנים וגדולים. אירוע עסקי נועד לשרת את האינטרסים של החברה או של הארגון, ויש הבדל משמעותי בין תכנון אירועים בעלי אופי חווייתי כמו ימי גיבוש וימי כיף לצוות העובדים לבין הפקת אירוע חשוב כמו השקת מוצר, כנס מקצועי, אירועי קוקטייל יוקרתיים, אירועי סוף שנה וכיוצא בזה.

לפניכם 5 נקודות חשובות בהן יש להתחשב בהפקת כל אירוע עסקי.

מיקום האירוע

כדי להפיק אירועים עסקיים מוצלחים ובלתי נשכחים מומלץ לפנות לחברה מקצועית המתמחה בנושא. יש חברות המתמחות בהפקת אירועים יוקרתיים, אך כדי לצמצם עלויות ניתן להחליט על צוות מנוסה בחברה שיגבש רעיון וידאג להפקת אירוע מושלם. יש לאפיין את סוג האירוע, להכין רשימת משתתפים, לגבש מסגרת תקציב ובהתאם לכך ניתן לקבל החלטה נכונה ושקולה היכן לקיים את האירוע. ניתן להחליט על אולם כנסים מפואר עם סידורי ישיבה נוחים, דוכן נואמים וציוד טכני מתקדם, אפשר להפיק אירוע באולם או בגן אירועים יוקרתי בשרון או במרכז, ובהתאם לעונה אפשר להפיק אירוע בחוץ, אך יש לדאוג לפתרונות הצללה ולציוד רב.      

תפאורה ואווירה מתאימה

כדי להפיק אירוע מושלם, חשוב לקבל החלטה בנוגע לתפאורה וליצור את האווירה הרצויה. בחירת אולם לאירועים מאפשרת לנצל את המסכים במקום ליצירת אווירה נכונה. בגן אירועים ניתן ליהנות מאווירה טבעית יותר, למשל. התפאורה חשובה ליצירת האווירה המתאימה לסוג האירוע ולשדרוג החוויה עבור המשתתפים.

תפריט מנצח

כל אירוע נמדד גם לפי איכות האוכל ומגוון המנות המוגשות. חשוב לפנות לחברת קייטרינג מובילה המציעה תפריט עשיר ומגוון, המותאם למאפייני האירוע והמשתתפים. ברוב האירועים נהוג להקפיד על אוכל כשר, כך שגם שומרי מסורת ודתיים יוכלו לטעום מהמזון וליהנות מחוויה קולינרית כמו שאר המשתתפים. יש להתאים את התפריט גם לעונה בשנה ולשעת האירוע. חשוב להחליט מראש האם להציע אוכל בהגשה על ידי מלצרים, להגישו על גבי שולחנות בופה עמוסים בכל טוב או להזמין מגשי אירוח לאירועים יחסית קטנים.

מערכת הגברה וציוד טכני

באירוע עסקי נהוג לשאת נאומים ולהשמיע מוסיקת רקע. לכן, יש לוודא מראש כי במקום יש מערכת הגברה איכותית, דוכן נואמים, מערכת תאורה אם מתכננים הופעות וריקודים, וכדאי לשכור במידת הצורך מקרן, מסך גדול וציוד נוסף.

אטרקציות באירוע

כדי לשדרג את החוויה למשתתפים באירועים עסקיים, כדאי להזמין מבעוד מועד אטרקציות מעניינות ומקוריות, ואין לשכוח להזמין צלם אירועים כדי לתעד את האירוע. אפשר להזמין להקה, בדרן, עמדת מגנטים ויש עוד מגוון אפשרויות ושלל אטרקציות מהן ניתן לבחור בהתאם לתקציב, לסוג האירוע ולמטרתו.

5 דגשים בעריכת אירועים קטנים במרכז

אירוע קטן שמתקיים במרכז הארץ נחשב לכאורה לאירוע שקל לערוך אותו. אבל גם בעריכת הארץ יש מספר דגשים שכדאי להתייחס אליהם. לפניכם 5 דגשים חשובים שכדאי לקחת בחשבון לפני עריכת אירוע קטן במרכז:

מיקום

גם באירוע שנחשב לקטן ושנערך במרכז הארץ צריך לדאוג למיקום נגיש. כך תוכלו להבטיח שהאירוע הקטן שלכם לא יהיה קטן עוד יותר מבחינת משתתפים. ובינינו – אין דבר מבאס יותר משולחנות ריקים באירוע שהוא מלכתחילה מצומצם. וטיפ אחרון בתחום זה : התאימו את האירוע לשעות העומס בכבישים כדי שכל האורחים אכן יגיעו ובזמן.

ארגון

ככל אירוע אחר, גם אירועים קטנים במרכז הארץ חייב להיות מאורגן בקפידה. הכוונה היא שגם באירוע שכזה יש להכין רשימה של אורחים, לדאוג לסידורי ישיבה, לוודא את קיומו של הציוד הטכני הנדרש ועוד. למעשה, אין כל הבדל בתחום זה בין חתונה, בר-מצווה או אירוע עסקי קטן כי כולם מצריכים תכנון מוקדם שמבטיח את הצלחת האירוע.

תקציב

אם חשבתם שאירוע קטן משמעו תקציב קטן אתם עלולים להתבדות. גם אירועים קטנים יכול להיות מחריבי תקציב מסיבה אחת : כיום האפשרויות בתחום האירועים הן כמעט בלתי נגמרות הודות למגוון האטרקציות שקיים. גם תפריט האירוע יכול להיות בעל השפעה רבה על התקציב, אבל לזה עוד נגיע בהמשך...

אוירה

לא חייבים להתפשר על האוירה רק בגלל שהאירוע הוא קטן. כיום גם באירועים קטנים ניתן לקבל את האוירה הנדרשת : יוקרתית, טבעית, חגיגית ועוד לפי רצונכם. חלק מהאפקטים שיוצרים את האוירה הם למשל התפאורה, המוזיקה והתאורה ויש לתת לכך מחשבה.

תפריט

אירוע קטן אינו בהכרח דל גם מבחינה קולינרית וכיום קיימות 3 אפשרויות הגשה מרכזיות : הגשה ע"י מלצרים, מזנון או מגשי אירוח. כמובן שיש להתאים את התפריט גם לתקציב ולאופי המשתתפים, למשל אוכל צמחוני, אוכל כשר, אוכל אורגני, אוכל ללא גלוטן ועוד.

אלו הם 5 הדגשים העיקריים אבל יש לקחת בחשבון עוד מספר סוגיות כמו הציוד והאטרקציות

•  ציוד - הכוונה לכל העזרים הטכניים שיעשה בהם שימוש באירוע כמו מערכת הגברה, דוכן נאומים, מקרן, מסך, מערכת תאורה ועוד. כמובן שיש להתאים את הציוד לאופי האירוע, למשל דוכן נאומים מתאים לאירוע עסקי ומערכת תאורה מתאימה למסיבת דיסקו.
• אטרקציות - הכוונה לכל מה שעושה את האירוע הקטן שלכם לאירוע גדול ובלתי נשכח, למשל : תקליטן, צלם, מגנטים, הפעלות שונות לילדים, מתנות לאורחים ועוד.

כמובן שיש להתאים את האטרקציות לתנאי המקום ולעונות השנה, למשל אל תזמינו תקליטן אם אין במקום מערכת הגברה ורחבת ריקודים...

לסיכום, האירוע אמנם קטן אבל תכנון מראש לפי הדגשים והסוגיות הנ"ל מבטיח הנאה גדולה.

מארגנים כנס? דאגו לריהוט משרדי מפנק

לפני כל ארגון כנס אתם משקיעים ימים כלילות (ולעיתים ימים ולילות) בכל הנושאים שקשורים לכנס : עיצוב הדוכנים, תאורה, הגברה ועוד. עם זאת, פעמים רבות מארגני כנסים שוכחים דבר אחד חשוב ומהותי : ריהוט למשרד מפנק לאורחי הכנס.

בכנסים מקצועיים לרוב נדרשת הליכה רבה והאורחים ישמחו להתפנק בכסאות או בכורסאות מפנקים.  אמנם בתערוכות המציגים והמשתתפים לרוב אינם יושבים, אך כדי לדבר בפרטיות ובמקצועיות כדאי לדאוג לאפשרות של ישיבה. ישיבה זו תאפשר לכם לסגור את העסקאות בנוחות שתתרום הן למציגי הכנס, הן למשתתפיו והן לחברה המציגה.

ריהוט משרדי איכותי ומפנק יבטיח שבאי הכנס יוכלו לשבת בנוחות ולהקשיב למציגים השונים וחשיבותו כפולה : הן פינוק של משתתפי הכנס והן הזדמנות שיווקית. אז במה לבחור? 

לפניכם מדריך קצר שיעזור לכם לפנק, לפנק, לפנק 

1.  התייחסו למשתתפי הכנס כמו שאתם רוצים שהם יתייחסו אליכם, כלומר הריהוט שעליהם יישבו המשתתפים חייב להיות תואם לריהוט שלכם. חישבו לרגע מה תהיה התחושה העסקית בסיטואציה הבאה : אתם יושבים על כסא מנהלים מפנק ואילו הלקוח הפוטנציאלי יושב על כסא פלסטיק?
2. חישבו על העיצוב – תערוכה מקצועית נועדה לשווק את העסק שלכם ואתם עושים הכל כדי לעשות זאת, כולל אפקטים עיצוביים שונים. לכן, גם הריהוט חייב להיות תואם מבחינת עיצוב וסגנון לדוכן כולו, למשל : אם הדוכן עתידני וחדשני מומלץ שגם הריהוט יהיה כזה.
3.  חישבו מה אתם משדרים – לכל כסא או ספה יש אופי משלו והם משדרים תחושה אחרת ללקוח. למשל : ריהוט מעץ כבד בצבעים כהים משדר רצינות ואילו ריהוט פלסטיק קליל משדר חדשנות ומודרניות. לאחר שהחלטתם על השדר הדרוש חיזרו לסעיף הקודם והתאימו אותו למסר השיווקי הכללי.
4. אל תתפשרו על הנוחות – כאמור, בתערוכות מקצועיות רוב העסקאות נסגרות בעמידה וחבל כי ללקוחות הפוטנציאלים מגיע יותר. אם כבר החלטתם לפנק את משתתפי הכנס אל תוותרו על ריהוט נוח, למשל ספת מסא'ז .אנחנו בטוחים שכך אתם תיזכרו לטובה לעומת שאר דוכני התצוגה וכידוע – אין אפשרות שנייה לרושם ראשוני.
5. אל תוותרו על איכות – כסאות וספות בתערוכות מקצועיות חייבים לעמוד בעומס המבקרים ולכן עליהם להיות איכותיים במיוחד. חישבו לרגע מה יכול לקרות לעסקה לאחר שהלקוח פוטנציאלי מתיישב והכיסא נשבר תחתיו? אם אתם לא רוצים להפסיד עסקאות בגלל זוטות כדאי לכם להשקיע באיכות של הריהוט.

ללסיכום

 לריהוט בתערוכות מקצועיות יש אפקט שיווקי לא פחות חשוב מכל האלמנטים האחרים בדוכן שלכם. ריהוט זה יבטיח שעסקאות מקצועיות ייסגרו בהצלחה ובתנאים אופטימליים הן לכם והן ללקוחות. אנחנו מאמינים שריהוט זה מבטיח שמערכת היחסים עם הלקוחות תתחיל ברגל ימין. או במילים אחרות - פתרון מנצח בהשקעה יחסית קטנה.